Arbetet i Fas 2 Utredningen sker utifrån en projekplan. Planen är tämligen omfattande och består av delar som kontinuerligt uppdateras (till exempel tidplanen) och delar som är av mer permanent karaktär. Nedan presenteras de delar av projektplanen som är av mer permanent karaktär.
Bakgrund
I december 2022 hade Riksstyrelsen en dialog om hur förbunden är organiserade och uppdrog åt ordförandena för de fyra förbunden att bereda ett underlag till det gemensamma förbundsstyrelsemötet i januari 2023.
I början av januari 2023 genomfördes ett gemensamt förbundsstyrelsemöte med deltagare från Junis, NSF, UNF och IOGT-NTO. Temat var framtiden för IOGT-NTO-rörelsen. Slutsatsen från mötet var att “rörelsen är starkare som en enhet än vad förbunden är var och en för sig”.
Den 15 januari 2023 fattade förbundsstyrelserna i Junis, NSF, UNF och IOGT-NTO beslut om att tillsammans utforska en ny gemensam nykterhetsorganisation.
Under våren 2023 genomfördes en första fas i arbetet kring en ny nykterhetsorganisation: Fas 1 Inriktningsfasen. Det sammanfattande projektmålen för Fas 1 var
- att leverera ett underlag till kongresser och förbundsmöte inför inriktningsbeslut samt inventera behovet av utredningar som behöver genomföras i nästa fas.
- att skapa en tydlig process fram till de fyra inriktningsbesluten. Medlemmarna ska ha tillit till processen och ha möjlighet att påverka inriktningen.
För att genomföra projektet kontrakterades Anna Bergkvist och Johan Groth från Styrelsepost för att tillsammans med företrädare för de fyra förbunden under våren 2023 ta fram olika beslutsunderlag och förslag till fortsatt process.
Under sommaren och hösten 2023 genomförde förbunden sina respektive förbundsmöten och kongresser varvid samtliga fyra beslutade
- att under 2023 och 2024 utreda en ny gemensam organisationsform i enlighet med direktiven ovan [det beslutsunderlag som gick ut tillsammans med handlingarna till förbundsmöten och kongresser] samt ge förbundsstyrelsen i uppdrag att besluta om och kalla till extra kongress /förbundsmöte under 2024 för att fatta beslut om ny organisationsform
Detta nu beslutade projekt har fått namnet Fas 2: Utredningsfasen. Detta dokument utgör projektplanen för arbetet inom Fas 2.
Syfte
Syftet med projektet i sin helhet är att skapa en ny, gemensam nykterhetsorganisation som är väl rustad att hantera de möjligheter och utmaningar som Junis, NSF, UNF och IOGT-NTO står inför idag och i framtiden.
Syftet med denna del (Fas 2) av projektet är att senast i november 2024 ska de inblandade organisationerna få förutsättningar för att fatta beslut om ramar, former och format för organisationen av en ny nykterhetsrörelse så att den nya organisationen kan förverkligas med början 2025.
Förbundsstyrelserna i Junis, NSF, UNF och IOGT-NTO har vid ordinarie förbundsmöten/kongresser under 2023 fastställt följande övergripande direktiv för arbetet i Fas 2. Projektet ska skapa förutsättningar för
- en stark organisationsform som möjliggör mer verksamhet
- en organisationsform som ger rörelsen mer genomslag i samhället
- hållbara och lustfyllda möjligheter för ideella engagemang i rörelsen
- barns och ungas demokratiska inflytande och ungas möjlighet att vara med och leda organisationen
Vidare ska projektet särskilt att beakta de ekonomiska och juridiska aspekterna så att en ny organisationsform
- vilar på en stabil och långsiktig finansiering
- gör det möjligt för rörelsens olika verksamheter att ingå i relevanta samverkans- och paraplyorganisationer (t.ex. scouternas möjlighet att fortsätta bedriva scouting och verka inom Scouterna och ungas möjligheter att verka inom ramen för LSU)
- i möjligaste mån inte minskar IOGT-NTO-rörelsens inflytande i andra organisationer där någon eller några av förbunden är huvudman, medlem eller på annat sätt förmånstagare (t.ex. Stiftelsen Ansvar för Framtiden, CAN, NBV m.m.)
- beaktar och tar tillvara på de juridiska åtaganden och möjligheter som finns inom dagens organisationer (t.ex. licens för lotteriverksamhet)
- har möjlighet att söka verksamhets- och projektstöd för specifika målgrupper inom rörelsen (exempelvis barn och unga)
Utöver detta bör projektet utreda medlemslöftets roll och format i den framtida organisationen. [Detta är inte längre prioriterat, se dokumentet Vägval antagna av förbundsstyrelserna.]
Mål
Projektet har följande mål:
- att förtroendevalda och personal i berörda organisationer ska få de underlag och det stöd de behöver för att bidra i arbetet med att uppnå projektets syfte, uppfylla de beslut som fattas på förbundsmöte/kongress under 2023 och förbereda förbundsmöte/kongress i oktober 2024
- att medlemmar i berörda organisationer ska beredas möjlighet att på lämpliga sätt delta i och bidra till de utredningar och analyser som sker i projektet
- att ombuden och deltagare och deltagare vid extra förbundsmöte/kongress i november 2024 ska ha förutsättningar och underlag för att kunna fatta välgrundade beslut kring framtida organisation för en ny nykterhetsrörelse
Leveranser
Projektet har följande leveranser:
- rapporter och beslutsunderlag gällande organisation, ekonomi, juridiska och andra formella överväganden som krävs för att kunna fatta välgrundade beslut gällande ny organisation
- handlingar till extra förbundsmöte/kongress i oktober 2024 (underlag till kallelse, arbetsordning, proposition(er) om nya stadgar, övergång till ny organisation etcetera)
- närvaro på samtliga extra kongresser och förbundsmöten under 2024
- löpande extern och intern kommunikation gällande projektet, dess resultat och kommande aktiviteter etcetera genom bland annat skriftliga rapporter till respektive förbundsstyrelse och likalydande uppdateringar till respektive organisations medlemmar för att publicera på webbsidor och i medlemsmail
- utkast på projektplan för Fas 3 – Genomförande
Omfattning och avgränsningar
Projektet har följande omfattning och avgränsningar:
- utredningen omfattar följande riksorganisationer: Junis, NSF, UNF och IOGT-NTO
- utredning ska, i den omfattning det bedöms nödvändigt, ta i beaktande de utredningar som genomförs inom NSF gällande ny organisation och ny relation till Scouterna
- utredningen omfattar enbart den nationella nivån inom respektive förbund
- utredningen ska särskilt beakta den nya organisationens möjligheter att även i framtiden söka bidrag på nationell, regional och lokal nivå
- frågan om nya (nytt) namn för de(n) nya organisationen(erna) ska adresseras inom projekt att projektet ska initiera, följa och sammanställa resultat av en process inom de deltagande organisationerna
Förutsättningar och beroenden
För att projektet ska kunna utföras enligt plan krävs
- att personal, förtroendevalda m.fl. inom de involverade organisationerna kan avsätta tid för möten, avstämningar, etc.
- att projektledaren får tillgång till dokument och underlag i nödvändig omfattning
- att projektledaren hålls informerad om sådant som sker inom de berörda organisationerna och som har bäring på projektets genomförande (till exempel MBL-förhandlingar, ändringar av mer omfattande avtal och åtaganden inklusive anställningar på chefsnivå)
- att förbundsstyrelser och generalsekreterare har tilldelas tillräckligt och nödvändigt mandat för att på kort varsel fatta beslut inom projektets ram
- att förbundsstyrelser och generalsekreterare löpande stämmer av och bekräftar sina mandet inom sina respektive organisationer.
Arbetsformer och organisation
Arbetet inom projektet ska genomföras utifrån ett iterativt arbetssätt där löpande avstämningar är en viktig beståndsdel. Avstämningar sker löpande mellan beställare och styrgrupp, mellan styrgrupp och projektledare samt mellan projektledare och projektmedlemmar.
Vid dessa olika möten ska en avstämning ske av genomfört arbete sedan föregående möte, en plan för kommande arbete presenteras, frågor som kräver beslut hanteras etcetera. Mötena ska dokumenteras i enkla men tydliga protokoll som endast är tillgängligt inom projektet.
Utgångspunkten är att styrgruppen har beslutsrätt inom alla frågor som rör projektet och som ryms in gällande projektplan och budget. Styrgruppen har rätt att delegera beslutsrätt i utvalda frågor till projektledaren.
Undantag från föregående stycke är frågor som har en politisk identitet, alltså frågor som i synnerhet behöver bäras av organisationernas politiska ledning, dessa är till exempel men inte uteslutande:
- den nya nykterhetsrörelsens namn, syfte och/eller värdegrund
- förändrad utformning av medlemslöftet
- budgetförändringar av mer betydande omfattning
I ovanstående fall ska styrgruppen samråda med och inhämta synpunkter från beställaren innan beslut fattas.
Frågeställningar som identifieras under arbetets gång och som bedöms ha en sådan omfattning eller inriktning att de inte utan betydande ändringar i projektets mål, budget, tidplan eller genomförande (så kallade rödflaggor) ska identifieras, kort analyseras och snarast möjligt lyftas i styrgruppen och ev. bland beställare så att beslut fattas om tid ska läggas på att lösa dem eller om de ska sättas på ”hold” tills vidare.
Projektets organisation består av följande grupper och personer:
- beställare: förbundens ordföranden
- styrgrupp: förbundens generalsekreterare och projektledaren (föredragande)
- projektledare: Anna Bergkvist, Styrelsepost
- projektmedlemmar: Johan Groth, Styrelsepost, Charlotta Jansson Josephsson, kommunikatör
- referensgrupper tillsätts vid behov på förslag av projektledaren och efter beslut i styrgruppen
- konsulter tillsätts vid behov på förslag av projektledaren och efter beslut i styrgruppen
Utöver detta kan förtroendevalda, anställda, medlemmar m.fl. inom de berörda förbunden komma att medverka som respondenter, workshopdeltagare etcetera.
Kommunikation
All extern kommunikation (kommunikation med medlemmar, lokalt och regionalt förtroendevalda etc.) hanteras av styrgruppen och projektledaren.
All intern kommunikation (kommunikation med ägare, styrgrupp, projektmedlemmar, referensgrupper och konsulter) hanteras av projektledaren.
Hantering av kravändringar
Kravändringar hanteras löpande av styrgruppen. Ändringar som påverkar den övergripande budgeten ska godkännas av beställaren.